ORTA DOĞU TEKNİK ÜNİVERSİTESİ
MENSUP ve ÖĞRENCİLERİNİN ÜRETTİKLERİ BİLİMSEL ve ENTELEKTÜEL ÇALIŞMALARIN AÇIK ERİŞİM VE KURUMSAL ARŞİV SİSTEMİNE AKTARILMASINA İLİŞKİN YÖNERGE

Amaç ve Kapsam

Madde 1- ODTÜ bünyesinde oluşturulan Açık Erişim ve Kurumsal Akademik Arşiv (AEKA) sistemi üniversite mensup ve öğrencileri tarafından üretilen bilimsel ve entelektüel bilginin derlenmesi, uzun dönem korunarak erişim sürekliliğinin sağlanması ve geniş kitlelerle paylaşılmasını hedefler. Bu yönerge, ODTÜ AEKA sisteminin kurulması, işletilmesi ile bilimsel ve entelektüel bilgi kaynaklarının bu sisteme aktarılmasına ilişkin esas ve usulleri düzenler.

Dayanak

Madde 2- Bu yönerge, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu'nun 4/c ve 12/c Maddeleri ile Yükseköğretim Kurulu Üniversiteler İçin Model Açık Bilim Politikası'na, Orta Doğu Teknik Üniversitesi Açık Bilim Politikası'na, ODTÜ Lisansüstü Tezlerin Elektronik Kopyalarının Teslim Alınması, Saklanması ve Erişime Açılması Hakkında Yönerge'sine dayanılarak hazırlanmıştır. Aynı zamanda kişisel verilerin paylaşımı konusunda 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na uygunluğu esas alınır.

Madde 3- Yönergede geçen kısaltmalar ve tanımlar

3.1. Kısaltmalar

a. OpenMETU: ODTÜ Açık Erişim ve Kurumsal Akademik Arşiv Sistemi

b. AEKA: Açık Erişim ve Kurumsal Arşiv Sistemi

c. ODTÜ: Orta Doğu Teknik Üniversitesi

ç. Üniversite: Orta Doğu Teknik Üniversitesi

d. KDDB: Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

e. BİDB: Bilgi İşlem Daire Başkanlığı

f. GİSAM: Görsel İşitsel Sistemler Araştırma ve Uygulama Merkezi

g. TÜBİTAK: Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu ğ. OCW: Open Courseware

3.2. Tanımlar

a) ODTÜ Açık Erişim ve Kurumsal Arşiv Sistemleri: OpenMETU, ODTÜ Görsel İşitsel Arşiv Sistemi, METU Open Courseware'i kapsar.

b) OpenMETU: ODTÜ Açık erişimli akademik arşiv sistemidir.

c) Arşivleme: ODTÜ mensup ve öğrencilerinin bilimsel ve entelektüel katkıda bulunduğu bilimsel çalışmalar ve ODTÜ'de üretilen görsel ve işitsel kaynakların OpenMETU'da depolanma sürecidir.

ç) Açık Erişim: ODTÜ mensup ve öğrencileri tarafından gerçekleştirilmiş bilimsel çalışmaya ücret ödemeden, herhangi bir engelle karşılaşmadan, elektronik ortamda erişebilme olanağıdır.

d) Açık Bilim: Her türlü bilimsel bilginin, bilimsel yayınların, araştırma verilerinin ve diğer bilimsel çıktılarının ücretsiz erişilebilmesi, yeniden kullanılması ve üretilmesidir.

e) Ön Baskı (Preprint veya Author's Original Manuscript): Bir makalenin ya da bilimsel çalışmanın yayınlanması amacıyla herhangi bir derginin hakem/editör heyetinin değerlendirme sürecinden geçmemiş ilk biçimidir.

f) Son Baskı (Postprint veya Accepted Manuscript): Bir makalenin ya da bilimsel çalışmanın hakem/editör heyetinin değerlendirmesinden ve düzenlemesinden geçerek yayınlanmasına karar verilmiş son biçimidir.

g) Ambargo: AEKA sisteminde yer alan ODTÜ mensup ve öğrencilerine ait bilimsel ve entelektüel çalışmaların çeşitli sebeplerle (makale yayınlama, patent başvurusu kurumsal ve ulusal çıkarlar vb.) en az 6 ay en fazla 24 ay erişime kapalı kalmasıdır.

ğ) ODTÜ Kütüphanesi Görsel İşitsel Arşiv Sistemi: Kuruluşundan günümüze ODTÜ'de veya ODTÜ'ye ilişkin üretilmiş olan görsel ve işitsel içeriğin arşivlendiği ve erişime sunulduğu sistemdir.

h) Bilimsel ve Entelektüel Çalışmalar: ODTÜ mensup ve öğrencilerinin araştırmaları, aldıkları fonlar ve üretici/yaratıcı faaliyetleri sonucu ortaya çıkardıkları; makale, tez, kitap/kitap bölümü, görsel işitsel materyal, bildiri, sunum, proje, tasarım, rapor, patent, ders materyali, yazılım ürünü gibi çalışmalarıdır.

ı) ORC ID: Araştırmacıları benzersiz olarak tanımlayan ve bilimsel faaliyetler arasında otomatik bağlantıyı destekleyen kalıcı bir dijital tanımlayıcıdır.

i) OpenAIRE: Avrupa'daki açık erişim uygulamalarını desteklemek amacını güder ve harmanladığı kurumsal arşivlerin içeriğini bir arayüzden erişime sunar.

j) Yeşil Yol: Yazarın, hakemli yayınlarının elektronik kopyasını açık erişimli bir arşiv üzerinden erişime sunmasıdır.

k) Altın Yol: Yazarların, hakemli yayınlarını açık erişimli bir dergide yayınlamalarıdır.

l) Creative Commons Lisans: Creative Commons, entellektüel, kültürel ya da sanatsal yaratıcı çalışmaların kullanımı ve paylaşımını mümkün kılan, kâr amacı gütmeyen bir organizasyondur. Yayının diğer araştırmacılar tarafından her türlü kullanımını engellemek yerine, gerekirse başka çalışmalara temel oluşturmasına izin verildiğini belirten lisanstır.

Madde 4- Bu yönerge, ODTÜ akademik ve idari personelini, lisans ve lisansüstü öğrencilerini; Fakülte ve Enstitüleri, Araştırma Merkezlerini, KDDB, BİDB ve GİSAM'ı kapsamaktadır. Ayrıca Üniversite dışından açık ders gibi kaynaklarıyla AEKA sistemine katılmak mümkündür.

Madde 5- ODTÜ AEKA sistemlerine eklenecek bilimsel ve entelektüel kaynaklar aşağıda belirtilen ilgili sisteme aktarılır. Telif hakları / ambargo gereğince hiçbir şekilde yayımlanamayan bilimsel ve entelektüel çalışmaların ise yalnızca bibliyografik bilgileri sisteme aktarılır.

5.1- OpenMETU Sistemine aktarılacak kaynak türleri;

a. Makaleler,

b. Tezler,

c. Kitap ve kitap bölümleri,

ç. Kongre, konferans ve seminerle ilgili bildiri ve sunumlar,

d. Ulusal / uluslararası proje ve tasarımlar,

e. Teknik ve istatistiksel raporlar,

f. Patent / faydalı model belgeleri,

g. Açık dersler ve ders kaynakları,

ğ. Çeşitli yazılım ürünleri (oyun, benzetim sanal/artırılmış gerçeklik),

h. Araştırma verileri.

5.2- ODTÜ Kütüphanesi Görsel İşitsel Arşiv Sistemi'ne aktarılacak kaynak türleri;

a. Belgesel, görüşme, video, fotoğraf, tarihi belgeler, efemeralar,

b. Konferans, panel, sempozyum, çalıştay, söyleşi ve sunumlar,

c. ODTÜ günü, mezunlar günü, diploma töreni, bahar şenlikleri, anma törenleri ve ağaç dikme şenlikleri gibi etkinlikler,

ç. Konser, tiyatro, festivaller vb. kültür-sanat etkinliklerine ilişkin görsel işitsel kaynaklardır.

5.3- Open Courseware Sistemi'ne aktarılacak kaynak türü:

a. Eğitim materyalleri

Yetki ve Sorumluluklar

Madde 6- Akademik, İdari Personel ve Öğrenciler;

a. ODTÜ mensup ve öğrencileri, katkı sağladıkları bilimsel ve entelektüel çalışmalarının ön baskı, son baskı veya yayıncı baskısının, yayıncının izin verdiği koşullar doğrultusunda OpenMETU Sistemi'nde depolamaktan sorumludur.

b. ODTÜ mensup ve öğrencileri, birden fazla kurumdan birden fazla yazarla işbirliği ile hazırladıkları çalışmaları OpenMETU Sistemi'nde depolayabilir. Birden fazla ODTÜ mensup ve öğrencisi tarafından gerçekleştirilmiş çok yazarlı çalışmalarda ise kaynağı yazarlardan birisi, DOI numarası ve diğer yazarların isimlerini de ekleyerek OpenMETU sistemine aktarır.

c. ODTÜ mensup ve öğrencileri katkı sağladıkları bilimsel çalışmalar ile ilgili ambargo süresi en fazla 6 ay; bu süre, sosyal bilimler ve beşeri bilimlerle ilgili yayınlar için 12 olarak belirlenmiştir. Bu sürenin sonunda yayınlar erişime açılır. Tezlerin ambargo süresi için "ODTÜ Lisansüstü Tezlerin Elektronik Kopyalarının Teslim Alınması, Saklanması ve Erişime Açılması Hakkında Yönerge" 'nin ilgili maddesine bakınız.

Madde 7- KDDB

Sorumlu personel, OpenMETU Sistemi'ne aktarılan çalışmaların kontrollerini yaptıktan sonra uygun görülen yayınları erişime açar. Gerekli durumlarda düzeltmeler için yayın sahibine başvurur.

a. Tam metin yayınlar OpenMETU Sistemin'de yer almadan önce tüm telif izinleri sorumlu personel tarafından ilgili veritabanından kontrol eder.

b. ODTÜ, mensup ve öğrencilerinin yayınlarını değerlendirirken yalnızca üst veri veya tam metinleri OpenMETU Sistemi'ne yüklediklerini kontrol eder. Yayınların yüklenmemesi halinde yazarlarla iletişime geçerek yayının OpenMETU'ya yüklenmesi için hatırlatmada bulunur.

c. OpenMETU Sistemi'nin içeriğini zenginleştirmek için telif hakları doğrultusunda geriye dönük olarak içerik yüklemesi yapar.

ç. Akademik veri sistemlerinde olup, OpenMETU Sistemi'nde olmayan çalışmaları listeler. Hazırlanan listeleri öğretim elemanlarının bu konudan haberdar edilmesi ve gerekli işlemlerin yapılması için ilgili bölümlere gönderir.

d. Sağlama ve kontrol tamamlandıktan sonra tüm bildirimlere rağmen belirlenen sürede OpenMETU Sistemi'ne iletilmeyen çalışmalar için ilgili bölüme hatırlatma yazısı yazar.

e. OpenMETU Sistemi ile ilgili istatistiklere, ODTÜ Faaliyet Raporu'nda yer verir.

f. OpenMETU Sistemi'nin alt yapısını oluşturmak ve geliştirmek üzere BİDB ile birlikte gerekli çalışmaları yürütür.

g. Açık erişime uygun şekilde yayınlanması için bilimsel çalışmalarını OpenMETU Sistemi'nde depolayan ODTÜ mensupları ile birlikte çalışır.

ğ. OpenMETU Sistemi çalışmasına yönelik olarak diğer üniversite ve kurumlarla yapılacak anlaşmalar ve işbirliklerini yürütür. Üniversitenin görünürlüğünü arttırmak amacıyla açık erişim rehberlerine üyelik işlemlerini gerçekleştirir.

h. OpenMETU Sistemi hakkında bilgilendirme amacıyla kılavuzlar hazırlar, gerekli tanıtım ve bilgilendirme çalışmalarını yapar.

ı. 5.2 maddesinde belirtilen görsel ve işitsel kaynakları telif hakları ve Kişisel Verileri Koruma Kanunu doğrultusunda depolar ve erişime açar.

i. GİSAM ve Tanıtım Ofisi gibi, görsel ve işitsel kaynakların üretildiği birimlerden KDDB'ye düzenli olarak aktarımını sağlar.

Madde 8- BİDB

a. AEKA Sistemlerini barındıran sunucu kurulumunu sağlar.

b. Sunucu için gerekli olan işletim sistemi ve diğer yazılımları işler hale getirir.

c. Gerekli durumlarda ilgili yazılımın güncellemelerini yapar.

ç. Belirlenen aralıklarla yedekleme yapar.

d. OpenMETU Sistemi yazılımlarında ihtiyaç duyulan özelleştirmelerin yapılmasını sağlar.

e. Gerektiğinde OpenMETU Sistemi sunucusunda bulunan verileri farklı sunucu ya da platformlara taşıma işlemlerini yapar.

f. Farklı sunucularda bulunan verilerin OpenMETU Sistemi'ne aktarılması için gerekli işlemleri yapar.

g. Veri girişini kolaylaştırmak amacıyla farklı sistemlerin bütünleştirilmesini sağlar.

Madde 9- Fakülteler, Enstitüler, Bölümler, Yüksekokullar, Araştırma ve Uygulama Merkezleri

a. ODTÜ mensup ya da öğrencilerinin çalışmalarının patent başvurusu, makale yayınlama ya da kurumsal veya ulusal çıkarlardan dolayı erişim kısıtı olanlarının durumuyla ilgili Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) aracılığıyla KDDB'ye bilgi iletir.

b. ODTÜ öğretim elemanlarının yayınlarını ve kapsam dahilindeki diğer çalışmalarını OpenMETU Sistemi'ne yüklemelerini teşvik eder.

c. Orta Doğu Teknik Üniversitesi Lisansüstü Tezlerin Elektronik Kopyalarının Teslim Alınması, Saklanması ve Erişime Açılması Hakkında Yönerge'ye göre hareket eder.

Madde 10 - Açık Bilim Koordinatörleri
OpenMETU Sistemi'nin tüm akademik birimlerde tanıtım ve farkındalık çalışmalarını koordine eder. Gerektiğinde OpenMETU Sistemi kapsamında ilgili birim, kurul ve komisyonlara birimi ile ilgili veri ve bilgi sağlar. Her akademik birim yöneticisi bu amaçla bir koordinatörü görevlendirir. Bu koordinatör, kalite koordinatörü ile aynı kişi olabileceği gibi konunun uzmanı farklı bir öğretim elemanı da olabilir. Açık Bilim Sistemi koordinatörü ataması ve değişikliği en geç iki iş günü içinde Açık Bilim Komisyonu Başkanlığı'na yazılı olarak bildirilir.

Madde 11- Danışma Kurulu
OpenMETU Sistemi'nin Fakültelerde, Enstitülerde ve Yüksekokullarda tanıtım ve farkındalık çalışmalarını koordine eder. Gerekli durumlarda OpenMETU Sistemi'nde bulunan bir yayının veya çalışmanın erişim koşulunu belirler. Kurul, Açık Bilim Koordinatörleri ile işbirliği içinde çalışır ve gerektiğinde Açık Bilim Komisyonuna görüş sunar. Danışma Kurulu aşağıdaki üyelerden oluşur. Danışma Kuruluna üyelerin kendi aralarından seçeceği bir üye bir yıl boyunca başkanlık eder. Aynı üye tekrar başkan olarak seçilebilir.

1) Fen Edebiyat Fakültesi Açık Bilim koordinatörü

2) Mimarlık Fakültesi Açık Bilim koordinatörü

3) Mühendislik Fakültesi Açık Bilim koordinatörü

4) İktisadi İdari Bilimler Fakültesi Açık Bilim koordinatörü

5) Eğitim Fakültesi Açık Bilim koordinatörü

6) Yabancı Diller Yüksek Okulu Açık Bilim koordinatörü

7) Meslek Yüksekokulu Açık Bilim koordinatörü

8) Uygulamalı Matematik Enstitüsü Açık Bilim koordinatörü

9) Enformatik Enstitüsü Açık Bilim koordinatörü

10) Deniz Bilimleri Enstitüsü Açık Bilim koordinatörü

11) Sosyal Bilimler Enstitüsü Açık Bilim koordinatörü

12) Fen Bilimleri Enstitüsü Açık Bilim koordinatörü

13) Müzik ve Güzel Sanatlar Bölümü Başkanlığı Açık Bilim koordinatörü

14) Türk Dili Bölümü Başkanlığı Açık Bilim koordinatörü.

Madde 12- Açık Bilim Komisyonu ODTÜ Açık Bilim Politikası'nın ve Yönergesi'nin uygulanmasını izlemek, değerlendirmek ve gerektiğinde güncellemek için gerekli çalışmaları yapar. OpenMETU Sistemi'nin ODTÜ'de tanıtımını ve yürütülmesini sağlar. Bunun için gerekli işleyiş kurallarını belirler ve ODTÜ Açık Bilim Danışma Kurulu ile koordineli olarak çalışır. Komisyon ilgili rektör yardımcısının başkanlığında ve yılda iki kereden az olmamak suretiyle gerekli gördüğü durumlarda toplanır. Komisyonun uzman üyeleri bu göreve üç yıl süreliğine Rektörlük tarafından atanır. Bu üyeler görev sürelerinin sonunda yeniden atanabilir. Komisyon üyeleri,

1) BİDB'den sorumlu Rektör Yardımcısı

2) KDDB'den sorumlu Rektör Yardımcısı

3) Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı

4) Bilgi İşlem Daire Başkanı

5) Açık Erişim ve Kurumsal Arşiv konularında uzman en az iki öğretim üyesi

6) BİDB ilgili personeli

7) KDDB ilgili personelinden oluşur.

Yararlanma Hakkı

Madde 13- AEKA Sistemlerinde yer alan bilimsel ve entelektüel çalışmalardan yararlanma hakkı aşağıda belirtilen koşullarda gerçekleştirilir.

a. İsteyen herkes sistemde kayıtlı olup erişime açık olan çalışmalara serbestçe erişebilir.

b. Sistemde yer alan bilgi kaynakları kullanıldığında, kullanan kişi tarafından kaynak gösterilmesi bilimsel etik açısından gerekli ve zorunludur.

Yürürlük

Madde 14- Bu yönerge, Orta Doğu Teknik Üniversitesi Senatosunun 12.02.2019 tarihli ve 2019/2 nolu toplantısında alınan 2 nolu kararı ile yürürlüğe girmiştir.

Yürütme

Madde 15- Bu Yönerge Orta Doğu Teknik Üniversitesi Rektörlüğünce yürütülür.