ORTA DOĞU TEKNİK ÜNİVERSİTESİ
LİSANSÜSTÜ TEZLERİN ELEKTRONİK KOPYALARININ TESLİM ALINMASI, SAKLANMASI VE ERİŞİME AÇILMASI HAKKINDA YÖNERGE

Amaç ve Kapsam

Madde 1 -Orta Doğu Teknik Üniversitesi, bilimsel araştırma sonuçlarının geniş kullanıcı kitleleri ile paylaşılması ilkesi çerçevesinde, Üniversite bünyesinde üretilen lisansüstü tezlerin Açık Erişim ve Kurumsal Arşiv sisteminde depolanarak erişim sürekliliğinin sağlanmasını hedefler. Bu yönerge, yüksek lisans ve doktora tezlerinin elektronik ortamda teslim alınması, güvenli olarak saklanması, kataloglanması ve elektronik ortamda erişime sunulmasına ilişkin usul ve esasları düzenler.

Dayanak

Madde 2-Bu yönerge, 4/11/1981 tarih ve 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun ek 40’ıncı maddesi, YÖK Lisansüstü Eğitim ve Öğretim Yönetmeliği ile 30.05.2018 tarihli YÖK Ulusal Tez Merkezi, “Lisansüstü Tezlerin Elektronik Ortamda Toplanması, Düzenlenmesi ve Erişime Açılmasına İlişkin Yönerge” sine dayanmaktadır.

Madde 3- Yönergede Geçen Kısaltmalar ve Tanımlar

3.1. Kısaltmalar
ODTÜ: Orta Doğu Teknik Üniversitesi
Üniversite: Orta Doğu Teknik Üniversitesi
Kütüphane: Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı,
OpenMETU: ODTÜ Açık Erişim ve Kurumsal Arşiv Sistemi
KDDB: Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı
BİDB: Bilgi İşlem Daire Başkanlığı
YÖK: Yükseköğretim Kurulu
EBYS:Elektronik Belge Yönetim Sistemi
KVKK:6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
PDF:Taşınabilir Belge Formatı (Portable Document Format)
3.2. Tanımlar
Kurumsal Arşiv (Institutional Repository):ODTÜ’de üretilen bilimsel ve entelektüel çalışmaların arşivlenerek açık erişime sunulduğu sistemi tanımlar.
Açık Erişim: ODTÜ mensup ve öğrencileri tarafından gerçekleştirilmiş bilimsel çalışmaya ücret ödemeden, herhangi bir engelle karşılaşmadan, elektronik ortamda erişebilmeyi ifade eder.
Ambargo:OpenMETU’de yer alan lisansüstü tezlerin; makale yayınlama, patent başvurusu kurumsal ve ulusal çıkarlar vb. sebeplerle belirli bir süre için erişime kapalı kalmasını ifade eder.
Depolama:Bilimsel ve entelektüel çalışmaları OpenMETU’ye depolama sürecini ifade eder.
Enstitü:Lisansüstü tezlerin hazırlandığı enstitüyü ifade eder.

Madde 4- Bu yönerge, lisansüstü tezlerin açık erişimi konusunda öncelikler ODTÜ lisansüstü öğrencileri, tez danışmanları; Enstitüler, KDDB ve BİDB birimlerini ilgilendiren düzenlemeleri içermektedir.

Madde 5- Lisansüstü tezlerin Teslim Edilmesi, Düzenlenmesi ve Erişime Açılması

  1. Öğrenci, format kontrolü onaylandıktan sonra imzaladığı basılı ve ciltlenmiş tez kopyalarını, en az 2 kopya olmak üzere jüri üyelerine ve varsa eş danışmanına imzalatır ve Enstitüye teslim eder. Öğrenci, Yayımlama, Fikri Mülkiyet Hakları ve Doğruluk Beyanını imzalar ve Enstitü sekreterliğine imza için bırakmış olduğu basılı ve ciltlenmiş tez bilgileri ile birebir uyumlu olan tez pdf’ini ve üst verilerini OpenMETU’ye yükler. Yüklenen tezin basılı ve elektronik kopyaları sayfa numaraları, biçim, içerik vb. açılardan birebir aynı olmak zorundadır. 6698 Sayılı KVKK gereği pdf içeriğinde kişisel bilgi (kimlik, telefon, adres, medeni durum, e-posta, vb.) bulunmamalıdır.
  2. Enstitü tarafından basılı ve ciltlenmiş tez ile elektronik tez kopyalarının karşılaştırılması sonucunda, gerekli görülen düzeltmeler öğrenci tarafından yapılır. Enstitü, tez kontrol sürecinin bir parçası olarak tezin erişim koşullarını OpenMETU onayı öncesinde kontrol eder. Erişim düzenlemelerinin tamamlanmasının ardından tez, Anabilim Dalı Başkanı ve Enstitü Müdürü tarafından imzalanır. Tez teslimi, tüm imzaların tamamlanması suretiyle resmiyet kazanır. Tezi onaylanan öğrenci, Yükseköğretim Kurulu (YÖK) Veri Giriş Formu’nu ilgili Enstitüye teslim ederek tez teslim sürecini resmen tamamlamış olur.
  3. Enstitü, öğrencinin mezuniyetini onayladıktan sonra, basılı ve ciltlenmiş tezin imzalı onay sayfası (approval page) ile öğrenci tarafından imzalanan “Yayımlama, Fikri Mülkiyet Hakları ve Doğruluk Beyanı”nı tarayarak tek bir pdf dosyası halinde EBYS aracılığıyla KDDB’ye iletir. KDDB, ilgili imzalı pdf dosyasını tez kaydına ikinci dosya olarak yükler. Islak imzalı bu sayfalar, süresiz olarak erişime kapalı tutulur.
  4. Tez erişime kapalı ise Enstitü, ilgili yönetim kurulu kararını ivedilikle KDDB’ye iletir. KDDB, OpenMETU’ye yüklenen tezi kataloglama kurallarına göre düzenler, bibliyografik bilgilerini oluşturur, konu başlıklarını belirler ve erişim kısıtlılığı olmayan tezleri tam metin olarak erişime açar, erişim kısıtlılığı olan tezler için ise kapalılık kontrollerini gerçekleştirir.
    5. Öğrencinin, OpenMETU sistemine eklenen ve onaylanmış tezine ilişkin üst veri bilgileri ve/veya PDF dosyasında sonradan değişiklik talep etmesi halinde, talep edilen değişiklikler, değişikliğin yer aldığı OpenMETU alan bilgisi ve/veya pdf sayfa numaraları ile değişiklik gerekçesi açıkça belirtilerek, ilgili enstitüye resmi bir dilekçe ile başvurulmalıdır. Söz konusu talepler yalnızca olağanüstü durumlarda enstitüler tarafından değerlendirmeye alınır. Enstitü tarafından değişikliğin uygun bulunarak onaylanması durumunda, ilgili onay, EBYS aracılığıyla üst yazı ile KDDB’ye iletilir. KDDB, üst yazı doğrultusunda OpenMETU’de gerekli değişiklikleri gerçekleştirir ve yapılan işlemler hakkında EBYS aracılığıyla ilgili enstitüye resmi bildirimde bulunur.
  5. Elektronik tez koleksiyonunun erişime açılmasına yönelik olarak diğer üniversite ve kurumlarla yapılacak anlaşmalar ve iş birlikleri ile uluslararası harmanlama sistemlerine üyelik işlemleri Rektörlük onayına sunulmak üzere KDDB tarafından yürütülür.
  6. OpenMETU’de tezleri barındıran sunucu kurulumunu, gerekli durumlarda ilgili yazılımın güncellemelerini, belirlenen aralıklarla yedekleme, yazılımlarında ihtiyaç duyulan özelleştirmeleri ve veri girişini kolaylaştırmak amacıyla farklı sistemlerin bütünleştirilmesini BİDB, KDDB ile iletişim halinde sağlar.

Madde 6- Lisansüstü Tezlerin Erişime Açılmasının Ertelenmesi
  1. Tezin erişime açılmasına ilişkin herhangi bir kısıtlama söz konusu ise Yükseköğretim Kurulu’nun Lisansüstü Tezlerin Elektronik Ortamda Toplanması, Düzenlenmesi ve Erişime Açılmasına İlişkin Yönergesinin üçüncü bölümünde yer alan, lisansüstü tezlerin erişime açılmasının ertelenmesi ile ilgili madde 6’daki hükümler uygulanır. Buna göre;
    1. Lisansüstü tezle ilgili patent başvurusu yapılması veya patent alma sürecinin devam etmesi durumunda, tez danışmanının önerisi ve enstitü anabilim dalının uygun görüşü üzerine enstitü veya fakülte yönetim kurulu iki yıl süre ile tezin erişime açılmasının ertelenmesine karar verebilir.
    2. Yeni teknik, materyal ve metotların kullanıldığı, henüz makaleye dönüşmemiş veya patent gibi yöntemlerle korunmamış ve internetten paylaşılması durumunda 3. şahıslara veya kurumlara haksız kazanç imkânı oluşturabilecek bilgi ve bulguları içeren tezler hakkında tez danışmanının önerisi ve enstitü anabilim dalının uygun görüşü üzerine enstitü veya fakülte yönetim kurulunun gerekçeli kararı ile altı ayı aşmamak üzere tezin erişime açılması engellenebilir.
  2. Telif hakları/ambargo gereğince yayımlanamayan tezlerin yalnızca bibliyografik bilgileri OpenMETU’ye aktarılır.
Madde 7- Gizlilik Dereceli Tezler
  1. Tezin erişime açılmasına ilişkin herhangi bir kısıtlama söz konusu ise Yükseköğretim Kurulu’nun Lisansüstü Tezlerin Elektronik Ortamda Toplanması, Düzenlenmesi ve Erişime Açılmasına İlişkin Yönergesinin üçüncü bölümünde yer alan gizlilik dereceli tezler ile ilgili madde 7’deki hükümler uygulanır. Buna göre;
    1. Ulusal çıkarları veya güvenliği ilgilendiren, emniyet, istihbarat, savunma ve güvenlik, sağlık vb. konulara ilişkin lisansüstü tezlerle ilgili gizlilik kararı, Üniversite Yönetim Kurulu tarafından verilir. Kurum ve kuruluşlarla yapılan işbirliği protokolü çerçevesinde hazırlanan lisansüstü tezlere ilişkin gizlilik kararı ise, ilgili kurum ve kuruluşun önerisi ile enstitü veya fakültenin uygun görüşü üzerine Üniversite Yönetim Kurulu tarafından verilir. Gizlilik kararı verilen tezler Yükseköğretim Kuruluna bildirilir.
    2. Gizlilik kararı verilen tezler gizlilik süresince ilgili enstitü tarafından gizlilik kuralları çerçevesinde muhafaza edilir, gizlilik kararının kaldırılması halinde OpenMETU sisteminden erişime açık hale getirilir.

Yararlanma Hakkı
Madde 8- OpenMETU’de yer alan bilimsel çalışmalardan yararlanma hakkı aşağıda belirtilen koşullarda gerçekleştirilir.

  1. İsteyen herkes sistemde kayıtlı olup erişime açık olan tezlere serbestçe erişebilir.
  2. Sistemde yer alan bilgi kaynakları kullanıldığında, kullanan kişi tarafından kaynak gösterilmesi bilimsel etik açısından gerekli ve zorunludur.

Tereddütlerin Giderilmesi
Madde 9 - Bu yönergenin uygulanmasında ortaya çıkacak tereddütleri gidermeye ilgili yasal mevzuat kapsamında Enstitülerin önerileri de alınarak ODTÜ Rektörü yetkilidir.

Yürürlükten Kaldırma
Madde 10 - Orta Doğu Teknik Üniversitesi Senatosu’nun 12.02.2019 tarihli ve 2019/2-2 sayılı kararı ile kabul edilen “Orta Doğu Teknik Üniversitesi Lisansüstü Tezlerin Elektronik Kopyalarının Teslim Alınması, Saklanması ve Erişime Açılması Hakkında Yönerge” yürürlükten kaldırılmıştır.

Yürürlük
Madde 11 - Bu yönerge, Orta Doğu Teknik Üniversitesi Senato’sunun 15 Nisan 2025 tarihli ve 2025/4-3 sayılı kararının yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme
Madde 12 - Bu Yönerge Orta Doğu Teknik Üniversitesi Rektörü tarafından yürütülür.

METU IIS - Integrated Information Service open@metu.edu.tr